Ungünstige Witterungsbedingungen, insbesondere winterliche Straßenverhältnisse, können es im Einzelfall kurzfristig notwendig machen, den Schulunterricht in einzelnen oder mehreren Regionen ausfallen zu lassen.
Für die Entscheidung über den Unterrichtsausfall in den öffentlichen Schulen sind bei regional begrenzten ungünstigen Witterungsverhältnissen auf Landkreisebene sog. lokale Koordinierungsgruppen Schulausfall zuständig, die sich grundsätzlich aus dem fachlichen Leiter oder der fachlichen Leiterin des Staatlichen Schulamts als Vertreter für den Volks- und Förderschulbereich sowie aus je einem Schulleiter oder einer Schulleiterin als Vertreter für die übrigen Schularten zusammensetzt. Bei ungünstigen Witterungsverhältnissen in mehreren Landkreisen eines Regierungsbezirks trifft die Entscheidung eine sog. regionale Koordinierungsgruppe Schulausfall an den Regierungen der einzelnen Regierungsbezirke.
Die Entscheidung der Koordinierungsgruppen ist verbindlich und gilt einheitlich für alle öffentlichen Schulen des Landkreises oder der kreisfreien Stadt (bei regional begrenzten ungünstigen Witterungsverhältnissen) bzw. für alle öffentlichen Schulen des Regierungsbezirks oder der von der Regierung bestimmten Landkreise (bei ungünstigen Witterungsverhältnissen in mehreren Landkreisen eines Regierungsbezirks). Damit ist sichergestellt, dass nicht an Schulen verschiedener Schularten desselben Einzugsbereichs unterschiedliche Entscheidungen getroffen werden.
Um die Entscheidung über einen Unterrichtsausfall möglichst rasch an die Öffentlichkeit weiter geben zu können, werden die Radiosender über eine zentrale Datenbank des Staatsministerium für Unterricht und Kultus über die Entscheidung informiert. Der Bayerische Rundfunk und der bayernweite Rundfunksender Antenne Bayern stellen die Informationen jeweils auf ihrer Homepage zur Verfügung. Zudem können bei Antenne Bayern unter der Telefonnummer 089/99 277 283 (Hörerservice), 0800 994 1000 (Studionummer) und 089/99 277-0 (Zentrale) und beim Bayerischen Rundfunk (B3 Hörerservice) unter der Telefonnummer 01805/333 031 Auskünfte eingeholt werden. Aktuelle Informationen finden sich auch im Videotext des Bayerischen Rundfunks ab Seite 130.
Die Schulen und die Schulaufsichtsbehörden sind über diese Regelungen informiert. Den Schülern und Eltern wird empfohlen, von den Informationsmöglichkeiten des Bayerischen Rundfunks, von Antenne Bayern und der Lokalsender Gebrauch zu machen.
Für Schüler, die die Mitteilung über den Unterrichtsausfall nicht mehr rechtzeitig erreicht hat und die deshalb im Schulgebäude eintreffen, ist eine angemessene Beschäftigung in der Schule zu gewährleisten; die Lehrkräfte haben deshalb – wie an anderen Tagen – ihren Dienst anzutreten.